FOLDERY DOKUMENTÓW
Są wykorzystywane przy tworzeniu dokumentów w obrębie kancelarii oraz w obrębie każdego postępowania. Do folderów możemy przypisywać tworzone w obrębie konta dokumenty. Definiowanie folderów jest dostępne dla wszystkich postępowań oraz dla dokumentów, które są ogólnymi wiadomościami przesyłanymi do kancelarii np. opłaty za wynajem biura czy też rachunki za prąd.
FOLDERY DOKUMENTÓW – EDYCJA
- Klikamy w przycisk „Dodaj kategorię” Pojawiają się 2 opcje. Jeśli chcemy utworzyć folder dostępny przy kategoryzacji dokumentów będących w obiegu w obrębie pracy kancelarii wybieramy opcję: Dla korespondencji kancelarii. Jeśli chcemy tworzyć foldery, które posłużą nam do grupowania dokumentów tworzonych przy pracy nad dowolnym postępowaniem wybieramy opcję: „Dla korespondencji postępowań
DODAWANIE FOLDERU
- Przycisk „Dodaj Kategorię” – wybierz kategorię
- Nazwa kategorii – wprowadź nazwę kategorii
- Kategoria nadrzędna – wybierz, w którym miejscu nowy folder ma być zagnieżdżony
SZABLONY DOKUMENTÓW – DODAWANIE
Szablony dokumentów umożliwiają automatyczne generowanie dokumentów w obrębie dowolnego postępowania. W celu utworzenia szablon należy wykonać poniższe kroki:
- Wejść w zakładkę: Ustawienia –> Ustawienia dokumentów –> Szablony dokumentów
- Klikamy w przycisk „Dodaj szablon”
- Wybieramy generatory z danymi, które chcemy użyć przy tworzeniu dokumentu
- Zapisujemy zmiany
- Uzupełniamy obowiązkowe pola takie jak: nazwa dokumentu, kategoria, orientacja szablonu, wysyłka korespondencji seryjnej dla
- Uzupełniamy treść dokumentu. Aby skorzystać w wcześnie wybranych generatorów należy w obszarze uzupełniania treści dokument kliknąć prawym przyciskiem myszy i wybrać wartość jaka przy tworzeniu dokumentu ma się automatycznie pojawić
- Zapisujemy szablon
SYSTEMOWE DOKUMENTY
Systemowe dokumenty zostały utworzone na podstawie wzorów dostępnych na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości.
- W systemie dostępne są aktualizacje dokumentów. W celu sprawdzenia dostępnych wersji należy kliknąć w przycisk rozwijanej listy
- Podgląd dokumentu
- Opcja o nazwie: „Zapisz jako”. Stosowana jest wtedy jeśli chcemy edytować dokument systemowy pod potrzeby własnej kancelarii. Możemy to zrobić. Efektem będzie nowy dokument, który po zapisie pojawi się w zakładce Szablony dokumentów.
STYL DOKUMENTU
To domyślna konfiguracja stylu dokumentów jaki będzie generowany w obrębie kancelarii. To tutaj ustawiamy np. rozmiar i styl czcionki dla akapitów i nagłówków, obramowania tabel oraz definiujemy nagłówek i stopkę w pismach.
- Tworzenie nowego stylu
- Nazwa stylu
- Dodanie nagłówka i stopki
- Edycja konkretnych elementów
ROLA W DOKUMENCIE
Opcja umożliwiająca kategoryzowanie tworzonych w systemie dokumentów