Akta sprawy to moduł, w którym automatycznie dodawane i zliczane są strony pism i załączników jakie dodajemy do systemu.
WIDOK AKT SPRAWY
- Wchodzimy w zakładkę Akta Sprawy
- U góry mam podział na „Akta sprawy”, a także „Pozostałe akta”. Druga zakładka umożliwia tworzenie własnej struktury akt sprawy
- Widzimy listę akt z możliwością ich wyszukiwania
- Przycisk, który przeniesie nas do widoku zawartości akt sprawy
Wchodząc w zawartość akt sprawy mamy dostępne poniższe informacje z możliwością filtrowania po nich
- Nazwa dokumentu
- Data wysłania lub odebrania pisma
- Kolejna strona w aktach
- Typ: przychodząca / wychodząca
DODAWANIE DOKUMENTÓW DO AKT SPRAWY
Dodawanie dokumentów do akt sprawy odbywa się z poziomu tworzenia/edycji korespondencji przychodzącej lub wychodzącej. Osoba dodająca skan dokumentu lub tworząc go w systemie określa gdzie ma się on docelowo znaleźć.
Dodatkowo system na podstawie daty wysłania lub otrzymania pisma automatycznie wstawi je według daty do odpowiedniego tomu akt.
Datę określamy w widoku edycji dokumentu pod jego treścią:
TWORZENIE KOLEJNYCH TOMÓW
System automatycznie tworzy kolejne Akta spraw (także w obrębie własnej struktury). Warunkiem utworzenia kolejnego tomu jest punkt, w którym dodanie kolejnego pisma spowoduje przekroczenie liczby 200 kartek.
TWORZENIE WŁASNEJ STRUKTURY AKT
System umożliwia tworzenie dowolnej struktury akt sprawy. W celu jej stworzenia należy:
- Wejść do zakładki Akta sprawy
- Przejść do karty Pozostałe akta
- Kliknąć w przycisk: „+ Pozostałe akta”
Następnie:
- Wprowadzić nazwę akt
- Wybrać nadrzędny obiekt. System umożliwia tworzenie dowolnej struktury „drzewiastej” akt
- Zapisać zmiany
Tworzoną strukturę widzimy w następujący sposób
- Wyszukiwanie po nazwie kat
- Przyciski umożliwiające podgląd, edycję, a także usunięcie Akt. Usuwanie akt nie powoduje usuwania elementów jakie znajdują się wewnątrz.
W celu przypisania pliku lub dokumentu do utworzonych przez nas akt należy na widoku tworzenia korespondencji przychodzącej i wychodzącej wybrać odpowiedni folder: